11월 개정 7, 2019

목적

• 버지니아 정보 자유법(§ 2.2-3700, 이하 같음)(FOIA 또는 법)에 따른 요청에 대해 시기적절하고 완전한 답변을 제공하는 효율적이고 효과적인 프로세스를 구축합니다;
• 주지사 사무실이 법의 공개 요건을 준수하는 것을 촉진하기 위해; 그리고
• 법에 따라 공공 기록의 공개를 요청하는 사람에게 자신의 권리와 대응하는 공공 기관의 책임에 대해 조언합니다.

범위

이 정책은 주지사, 주지사 참모장, 고문, 정책국장, 내각 비서관, 정부 간 업무 담당 주지사 보좌관 및 버지니아 법 § 2 에 따라 주지사에게 권한을 위임한 개인을 포함하여 주지사 사무실로 전달되는 모든 FOIA 요청에 적용됩니다.2-104 (사무실).

법에 따른 권리 및 책임

버지니아주 법(§ 2.2-3700, 이하 같음)은 연방 시민과 연방에서 배포되는 미디어의 대표자에게 공공 기관, 공무원 및 공무원이 보유한 공공 기록에 대한 접근 권한을 보장합니다.

공공 기록은 종이 기록, 전자 파일, 오디오 또는 비디오 녹음 또는 기타 형식에 관계없이 공공 기관이나 그 임원, 직원 또는 대리인이 공공 업무 처리 과정에서 작성 또는 소유하거나 소유하고 있는 모든 서면 또는 녹음을 말합니다. 모든 공개 기록은 공개되는 것으로 추정되며, 특정 법적 예외가 적용되는 경우에만 보류될 수 있습니다.

FOIA의 목적은 정부 활동에 대한 대중의 인식을 높이는 것입니다. FOIA는 법이 접근에 유리하도록 자유로이 해석되어야 하며, 공공 기록의 공개를 보류할 수 있는 예외 조항은 좁게 해석되어야 한다고 규정하고 있습니다.

요청자의 FOIA 권리

영연방 시민과 영연방에서 유통되는 미디어의 대표자가 참여할 수 있습니다:

• 공공 기록의 열람 또는 사본 수령을 요청하거나 둘 다 요청할 수 있습니다;
• 요청된 기록에 대한 비용을 미리 예상해 달라고 요청하세요;
• 요청자가 자신의 FOIA 권리가 침해되었다고 생각하는 경우, 지방법원 또는 순회법원에 § 2-2-3713 에 따라 FOIA 준수를 강제하는 청원서를 제출합니다.
• 미국 우편, 팩스, 이메일, 직접 방문 또는 전화로 기록을 요청하세요. FOIA DOE 요청이 서면으로 이루어질 필요는 없으며, DOE 에 따라 기록이 요청되고 있음을 구체적으로 명시할 필요는 없습니다( FOIA). 하지만 참고하세요:
• 서면으로 요청하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 이렇게 하면 요청에 대한 기록이 제공됩니다. 또한 어떤 기록을 요청하는지에 대한 명확한 설명을 제공하여 구두 요청에 대한 오해가 없도록 합니다. 그러나 서면이 아닌 경우 구두로 FOIA 요청에 응답할 것입니다.
• 요청은 "합리적인 구체성"을 가지고 요청하는 기록을 식별해야 합니다. 이는 상식적인 기준입니다. DOE 요청할 수 있는 기록의 양이나 개수를 언급하거나 제한하는 것이 아니라, 사무국에서 원하는 기록을 식별하고 찾을 수 있도록 요청이 충분히 구체적이어야 합니다.
• 요청은 기록 또는 문서를 요청해야 합니다. FOIA 는 기록을 열람하거나 복사할 수 있는 권리를 제공하며, DOE 사무국의 업무에 대해 일반적인 질문을 하는 상황에는 적용되지 않습니다.
• 기록을 요청하는 사람은 사무국에서 일반 업무 과정에서 사용하는 모든 형식의 전자 기록을 받을 수 있습니다. 예를 들어 Excel 데이터베이스에 보관된 기록을 요청하는 경우 요청자는 이메일이나 컴퓨터 디스크를 통해 해당 기록을 전자적으로 받거나 해당 기록의 인쇄본을 받도록 선택할 수 있습니다.

요청에 대해 궁금한 점이 있는 경우, 사무국은 요청을 하는 사람과 협력하여 어떤 정보를 원하는지 파악하려고 노력할 것입니다. FOIA 요청은 적대적인 절차는 아니지만, 사무국에서 요청에 대한 설명이 필요할 수 있습니다.

FOIA 요청에 대응하는 사무소의 책임

사무국은 요청을 받은 날로부터 영업일 기준 5일(5) 이내에 요청에 응답해야 합니다. '첫날'은 요청이 접수된 다음 날로 간주합니다. 5일( DOE ) 기간에는 주말이나 공휴일이 포함되지 않습니다. 요청이 미국 동부 표준시 오후( 5) 이후에 접수된 경우, 요청은 다음 영업일에 접수된 것으로 간주됩니다.

공개 기록 요청 사유는 반드시 기재할 필요는 없습니다.  사무국은 기록을 요청하는 이유를 묻지 않습니다. FOIA DOE 를 통해 요청자의 이름과 법적 주소를 요청할 수 있습니다.

FOIA는 5일의 기간 내에 요청에 대해 다음 중 하나의 답변을 제공하도록 요구합니다:

• 요청된 공공 기록 전체를 제공합니다.
• 요청된 모든 공공 기록은 특정 법률에 따른 예외 조항이 적용되므로 공개를 보류합니다. 모든 기록이 보류되는 경우, 사무국은 서면으로 답변을 제공해야 합니다. 서면 답변에는 보류 중인 기록의 양과 주제를 명시하고 공개되지 않도록 보호하는 버지니아주 법규의 특정 섹션을 명시해야 합니다.
• 요청된 공개 기록 중 일부는 제공하지만 다른 기록은 보류할 수 있습니다. 기록의 일부만 제외 대상인 경우 사무국은 전체 기록을 보류할 수 없습니다. 이 경우 사무국은 보류될 수 있는 기록 부분을 수정할 수 있으며, 나머지 공개 기록은 반드시 제공해야 합니다. 사무소는 요청된 기록의 일부를 보류할 수 있는 버지니아주 법령의 특정 조항을 명시한 서면 답변을 제공해야 합니다.
• 사무국이 5일 이내에 요청에 응답하는 것이 논리적으로 불가능한 경우, 사무국은 그 사정을 설명하는 서면으로 이를 명시해야 합니다. 이렇게 하면 Office에서 요청에 응답하는 데 영업일 기준 7일(7)의 추가 시간이 주어집니다.

요청이 매우 많은 수의 공공 기록에 대한 것이며 다른 조직의 책임에 지장을 주지 않고 12일(12) 이내에 기록을 제공할 수 없는 경우, 사무국은 요청에 응답할 수 있는 추가 시간을 법원에 청원할 수 있습니다. 그러나 FOIA에 따르면, 사무소는 법원에 청원하기 전에 요청 범위 또는 생산물에 관해 요청자와 합의를 도출하기 위해 합리적인 노력을 기울여야 합니다.

비용

• 사무국은 공공 기록을 요청하는 사람에게 기록에 대한 비용을 지불하도록 요구할 수 있습니다. FOIA는 사무실이 FOIA 요청에 응답하는 데 드는 실제 비용을 청구할 수 있도록 허용합니다. 여기에는 요청된 기록을 검색하는 데 소요되는 직원 시간, 복사 비용 또는 요청된 기록 제공과 직접적으로 관련된 기타 비용 등이 포함됩니다. 일반 간접비는 포함되지 않습니다.
• 사무국에서 요청에 응답하는 데 $200 이상의 비용이 들 것으로 예상되는 경우, 사무국은 요청에 응답하기 전에 공공기록을 요청하는 사람에게 보증금을 지불하도록 요구할 수 있습니다.
• 공공 기록을 요청하는 사람은 요청된 기록의 제공에 대한 비용을 미리 산정해 달라고 요청할 수 있습니다. 이렇게 하면 기록을 요청하는 사람이 비용을 미리 파악하거나 예상 비용을 낮추기 위해 요청을 수정할 수 있는 기회를 얻을 수 있습니다.

일반적으로 사용되는 제외 항목

이 법에 따라 공공 기관은 특정 기록의 공개를 보류할 수 있습니다. 사무소는 일반적으로 다음과 같은 예외 사항에 해당하는 기록은 공개를 보류합니다(법 또는 버지니아주 법령에 따른 다른 예외 사항도 공공 기록을 공개로부터 보호할 수 있음):

• 인사 기록(§ 2.2-3705.1(1));
• 변호사-고객 특권이 적용되는 기록(§ 2.2-3705.1(2)) 또는 변호사 작업물(§ 2.2-3705.1(3));
• 공급업체 독점 정보 소프트웨어(§ 2.2-3705.1(6));
• 계약이 체결되기 전의 계약 협상 및 체결과 관련된 기록(§ 2.2-3705.1(12)); 그리고
• 실무 문서 및 주지사의 서신(§ 2.2-3705.7(2)).